Legalização de empresas: por onde começar?

Dados do Mapa de Empresas, ferramenta do governo que mostra informações relacionadas às atividades empresariais no Brasil, mostram que mais de 2,7 milhões de empresas foram abertas em 2022, o que indica que o empreendedorismo está em alta no país.

Todavia, o processo de legalização de empresas segue ainda rodeado de desinformação, onde muitos empresários acabam ficando confusos na hora de registrar os seus negócios, o que pode acarretar erros com implicações desagradáveis futuramente.

Pensando em desmistificar esse processo, montamos esse material com tudo o que você precisa saber sobre a legalização de empresas.

Boa leitura!

 

Leia também: Quais são as despesas de legalização de uma empresa?

O que é a legalização de empresas?

Dá-se o nome de legalização de empresas ao conjunto de processos envolvidos na abertura de uma empresa de modo que ela passe a existir legalmente perante o governo. É o processo por meio do qual surgem os CNPJs.

A legalização de empresas envolve a realização de registros nos órgãos competentes e a emissão de documentos, tais quais o alvará de funcionamento, o alvará do Corpo de Bombeiros e o Contrato Social.

Porque legalizar a sua empresa

Para atuar dentro da formalidade, as empresas precisam realizar o processo de legalização e se tornar um contribuinte devidamente registrado, de modo que o Estado tenha ciência da sua existência e possa monitorá-lo e tributá-lo. 

O fato da legalização de empresas ser necessária para que o estado possa recolher os impostos do empreendimento faz com que algumas pessoas até hoje acreditem que existe alguma vantagem em atuar na informalidade, o que não é verdade. 

Mesmo com as tributações, legalizar a sua empresa é definitivamente mais viável, considerando que empresas não legalizadas:

Não emitem nota fiscal

A emissão de nota fiscal é reservada exclusivamente às empresas legalizadas. Isso se torna um grande empecilho para os estabelecimentos não legalizados, visto que a nota fiscal traz credibilidade para a empresa.

Por não emitirem nota fiscal, as empresas informais têm uma carteira de clientes limitada, visto que pessoas jurídicas não costumam contratar serviços ou fornecedores que não emitam notas fiscais e mesmo as pessoas físicas podem não se sentirem confortáveis com isso.

Não podem participar de licitações 

Além de perderem clientes por não emitirem notas fiscais, os estabelecimentos não legalizados também não podem vender os seus produtos e serviços para o governo.

A participação em licitações públicas são ótimas oportunidades financeiras, mas são exclusivas para as empresas legalizadas. Dessa forma, essa é mais uma limitação dos empreendimentos não legalizados.

Estão sujeitas a multas e sanções

As empresas que atuam na informalidade estão sempre sujeitas a serem auditadas pelo fisco e receberem multas, tendo que arcar com os impostos retroativos de todo o período em que se mantiveram em atividade.

Com a competitividade do mercado, é sempre possível que o seu estabelecimento acabe recebendo alguma denúncia de um concorrente ou mesmo de algum cliente insatisfeito. Sendo pouco provável que um estabelecimento sobreviva a isso, visto que será necessário arcar com todos os tributos retroativos em um curto espaço de tempo.

Não podem fazer contratações formais

Uma empresa não legalizada não pode realizar a contratação de colaboradores em regime CLT e nem oferecer os benefícios do Instituto Nacional do Seguro Social.

Assim, essas empresas acabam sendo menos atraentes para os trabalhadores e tendem a não conseguir profissionais capacitados para compor o quadro de colaboradores. 

Não possuem condições especiais de crédito e financiamento

Por fim, como forma de estimular a economia, os CNPJs possuem condições especiais para solicitar créditos e financiamentos, com alíquotas menores e parcelamentos especiais.

Essa é uma vantagem que pode impactar muito positivamente as empresas, com pretensão de crescer, e mais uma vez, é um benefício que não se estende às empresas informais.

Leia também: Passo a passo para fazer o registro de um funcionário.

 

Como fazer a legalização de empresas

O processo de legalização de empresas no Brasil, como muitos outros processos, é conhecido por ser muito burocrático e consideravelmente complexo, uma vez que é nesse momento em que é traçado alguns aspectos de implicações contábeis da empresa, e a legislação tributária brasileira é especialmente complicada.

Por isso, especialmente para aqueles que não são profissionais contábeis de formação, é altamente recomendável contar com o apoio de uma contabilidade de confiança nesse momento, para garantir que os processos ocorram de maneira efetiva e ágil.

Além disso, os passos da legalização sofrem influência do local onde a empresa está sendo aberta, sendo que alguns municípios já digitalizaram os processos, de modo que todas as etapas, ou a maioria delas, podem ser feitas online, enquanto outros municípios ainda exigem que o empreendedor vá presencialmente em cada órgão.

Todavia, o processo, de modo geral, passa pelas seguintes etapas:

 

1. Decidir a natureza jurídica;
2. Decidir o porte da empresa;
3. Decidir as atividades (CNAEs) da empresa;
4. Decidir o regime tributário;
5. Elaborar um plano de ação;
6. Emitir o Contrato Social;
7. Realizar o pedido de viabilidade;
8. Realizar o registro na Junta Comercial;
9. Realizar o registro na Receita Federal;
10. Solicite os alvarás necessários.

 

É válido ressaltar que os primeiros 5 passos são passos deliberativos, que são decisões que os sócios devem tomar quanto, como a empresa irá se organizar e atuar. Antes de iniciar os registros, os sócios precisam estabelecer algumas coisas relacionadas a como a empresa irá funcionar.

O sexto passo é a emissão do Contrato Social, que também é anterior à fase de registros. O Contrato Social é o documento onde constará as decisões tomadas durante os passos deliberativos. Ele será usado para iniciar os registros da empresa, que começam a partir do sétimo passo.

Reiteramos, ainda, que o apoio de uma contabilidade durante todo o processo é fundamental.

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Este artigo foi escrito por: Yuracan Consultoria