Cinco dicas para manter pequenas empresas organizadas

Ao pensar em como fazer com que sua pequena empresa possa crescer de maneira saudável e organizada, será preciso adotar estratégias certas para que isso aconteça.

A fim de manter sua empresa sempre organizada, será preciso entender a importância de uma abordagem estratégica dentro de uma empresa.

Isso porque a desorganização pode afetar todos os tipos de empresas, sendo elas micro, média e grande empresa. 

Veja a seguir as cinco dicas para manter pequenas empresas organizadas que elaboramos a fim de que você possa aplicar em seu negócio. Confira!

Possua um sistema de agendamento 

Tanto o empreendedor, como o gestor podem ter um cotidiano cheio de reuniões com clientes, fornecedores, etc. Desta maneira, é recomendado que a empresa adote ferramentas que colaborem no uso de seu tempo de forma eficaz.

O uso de ferramentas que compartilha a agenda do funcionário e que possibilita disponibilizar   o quadro de horários de reuniões diárias é uma das formas mais fáceis de evitar confusões.

Ao implementar  um sistema de agendamento, as pequenas empresas diminuem seus conflitos, tanto internos, como externos, conseguindo assim melhorar a qualidade do seu atendimento ao  público.

Sendo assim, é possível evitar várias questões de agendamento que costumam gerar, por exemplo, duas reuniões no mesmo horário, dúvidas sobre disponibilidade de um colaborador, marcar reunião quando um colaborador estiver ocupado, entre outros.

Realize o gerenciamento do seu espaço de escritório e de arquivo

Outra sugestão é iniciar pela organização de toda a sua estrutura física, sempre deixando todos o seu espaço limpo e organizado.

Isso permitirá que empreendedor possua uma visão mais ampla de seu espaço, além de possibilitar a recolocação das mesas de trabalho, utilizando o máximo de espaço possível.

De acordo com o Bellevue Busines Journal, dispor o espaço de forma vertical auxilia na melhora do fluxo de trabalho, na produtividade e eficiência.

Além deste fato, o destino certo para o armazenamento de seus documentos também deverá ser analisado. Já sabemos como toda a papelada de documentos pode consumir o tempo que pode ser poupado de um colaborador.

Com isso em mente, os empreendedores de pequenas empresas podem fazer o armazenamento de seus documentos, em nuvem, digitalizando-os. 

Sendo assim, é possível diminuir a ocupação de espaço e obter acesso a qualquer documento de forma prática e remota.

Esteja sempre atento ao atendimento ao cliente

Manter os fiéis clientes junto a sua empresa são o segredo de sucesso de muitos negócios. Mesmo que oferecer um bom atendimento demande tempo e recursos, é primordial que uma empresa se preocupe em manter seus clientes felizes e satisfeitos.

Deste modo, com o intuito de monitorar se o atendimento ao cliente está sendo feito de maneira eficaz, as pequenas empresas podem utilizar diversas ferramentas que auxiliam no gerenciamento de tickets de cada cliente.

Assim sendo, é possível estudar formas que visam  a redução de custos com o processo de pós-vendas, além de gerenciar todos os seus clientes de maneira estratégica, melhorando tanto o seu relacionamento, como também o seu produto.

Entretanto, fique atento!  Quando falamos sobre automatização do atendimento, estamos nos referindo aos sistemas de atendimento ao cliente, como por exemplo, chatbots, whatsapp, site e etc. 

 Desta maneira, escolha adquirir um software que permita a colaboração de toda sua equipe de atendimento, fortalecendo a cultura de seu negócio e aumentar a produtividade.

Faça o gerenciamento de suas notas fiscais

Seja qual for o tamanho de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, entender todos os seus relatórios financeiros é uma tarefa considerada difícil.

Deste modo, é necessário monitorá-las e realizar o seu registro da maneira certa, o empreendedor estará descomplicando o gerenciamento de notas fiscais, permitindo que o controle financeiro possa ser realizado de forma mais prática e assertiva.

Assim, é preciso montar um planejamento de execução por semana para realizar o monitoramento de cada compra e transação semanal.

Além disso, as pequenas empresas podem adquirir os sistemas que fazem todo o gerenciamento de notas fiscais, mantendo todos os gastos de forma organizada.

 Procure diminuir os papéis 

Com o intuito de manter uma empresa organizada e funcional, o empreendedor poderá  optar pela redução de papeis l em sua administração.

Deste modo, é será possível  reduzir as dezenas de pastas com arquivos de papel, transformando em cópias digitalizadas dos documentos mais importantes ou dos recorrentemente usados.

Sendo assim, caso a empresa opte por digitalizar os seus documentos, deverá empregar por uma ferramenta que possa fazer todo este trabalho de maneira prática, sem que seja necessário perder muito tempo para realizar.

Além desse fato, o gestor poderá colocar os documentos para uma nuvem e compartilhar as pastas com cada colaborador de seu time ou demais profissionais responsáveis.

Esta ação assegura que as pequenas empresas possuam, em seu cotidiano, a rotina de serviço mais prática e organizada, sem que tenha que se preocupar com a necessidade de um espaço físico para o armazenamento de documentos. 

Caso deseja que sua pequena empresa cresça daqui em diante, será necessário organizar toda a estrutura e operação de seu negócio.

Procure seguir as nossas dicas, que poderão contribuir no aumento de sua produtividade por meio da organização de seus processos e setores.

Compartilhe conosco, em nosso campo de comentário, quais dicas para manter as pequenas empresas organizadas. 

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Este artigo foi escrito por: Yuracan Contabilidade