Certificado digital: o que é e como ele pode ajudar sua empresa

Hoje tudo se faz através da internet, seja para pagar um boleto ou fazer uma transferência tudo está no meio digital. Com isso, os dados das pessoas ficam armazenados em “nuvens” e é preciso de uma boa segurança para que esses dados não sejam roubados e utilizados para meios criminosos.

Dessa forma, as empresas buscam um meio seguro e fácil de agilizar as contas a pagar pela internet. Especialmente, para negócios que lidam com uma quantidade maior de dados e informações confidenciais na realização de suas atividades. 

Entretanto, alguns empresários têm dúvidas como funciona esse sistema de dados. Pensando nisso, esse artigo vai explicar como funciona o certificado digital e como ele pode ajudar nesse processo ao seu negócio.

O que é Certificado Digital?

É uma assinatura eletrônica, que utiliza chaves criptográficas para confirmar a identidade de uma pessoa física ou empresa. Ou seja, essa assinatura com força e validade jurídica que garante a segurança e proteção nas transações por meios eletrônicos, garantindo que quem está acessando é realmente a pessoa certificada.

A certificação digital é uma alternativa criada para que fosse possível identificar as partes envolvidas em transações online, de modo que garantisse a segurança e confidencialidade das informações compartilhadas por elas.

Quais são os tipos de certificados?

• e-CPF: certificado digital utilizado para pessoas físicas. Embora um empresário possa usá-lo para assinar digitalmente documentos na posição de representante legal da empresa, ele não serve para emitir notas físicas eletrônicas.
• e-CNPJ: certificado ideal para empresas, que permite autenticação da companhia em uma série de processos que você verá a seguir.
• NF-e:  apesar de o e-CNPJ servir para emissão de notas fiscais eletrônicas, esse certificado digital, específico e exclusivo para esse fim, é mais adequado.

Quem precisa de um Certificado Digital?

 

• Pessoa física

 

A Receita Federal do Brasil permite que a pessoa física portadora de um e-CPF (espécie de certificado digital para pessoas físicas), como:

• Consultar e atualizar dados cadastrais junto à Receita Federal do Brasil;
• Verificar situação fiscal da pessoa física;
• Acessar extrato de declaração transmitida;
• Agendar atendimento presencial nas agências da Receita Federal; etc.

 

• Pessoa jurídica

 

A pessoa jurídica tem uma disponibilidade maior de serviços disponíveis por meio da certificação digital e-CNPJ (certificado digital para pessoas jurídicas), como:

• Consulta e atualização de dados cadastrais;
• Envio de declarações da empresa;
• Consulta de situação fiscal da Pessoa Jurídica;
• Emitir notas fiscais eletrônicas;
• Emitir DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica);
• Obter GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que organiza os documentos emitidos pelo contribuinte;

Qual as funções de um Certificado digital?

O certificado digital serve para facilitar sua vida e evitar que você perca seu tempo, já que tudo pode ser feito online. As principais atividades são:

• Assinatura e envio documentos pela internet;
• Realização de transações bancárias;
• Envio de declarações da sua empresa;
• Assinatura de notas fiscais, conhecimentos de transporte eletrônico (CTs-e) e manifestações do destinatário;
• Realização de transações bancárias;
• “Login” em ambientes virtuais com segurança; 
• Garantia da validade jurídica dos documentos eletrônicos;
• Desburocratização de processos uma vez que dispensa reconhecimento de firmas;
• Economia de tempo, já que os serviços são realizados pela internet;

Por que a sua empresa precisa de um certificado digital?

Porque a principal utilidade do certificado digital para empresas se diz respeito à sua necessidade para aquelas que emitem notas fiscais eletrônicas (NF-e). Assim, a nota fiscal eletrônica passa a ser o novo modelo nacional. 

Dessa forma, o certificado digital é quem identifica o remetente da nota e dá a ela a validade jurídica. Simplificando as obrigações acessórias do contribuinte e facilita a fiscalização pelo fisco.

Com isso, a empresa é beneficiada diretamente com a redução de custos de impressão e envio de notas fiscais em papel, poupando tempo e tornando as suas obrigações fiscais perante a Receita Federal mais organizadas.

Além da emissão de notas fiscais, o certificado pode ser utilizado para os mais diversos objetivos, como:

• Enviar algumas declarações que a receita possa pedir além da documentação normal;
• Acessar o e-CAC;
• Fazer a solicitação do registro de patentes e marcas no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial);
• Ter acesso à Conectividade Social da CEF (Caixa Econômica Federal). 

Com isso, fica muito mais fácil armazenar em pastas de acordo com a empresa ou com o mês de emissão. 

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Este artigo foi escrito por: Yuracan Consultoria